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5 errores que debes evitar al pagar a proveedores

 

De cierta manera, los proveedores forman parte de tu equipo y son un factor importante para el éxito de tu empresa. Por ello, tu relación con ellos debe ser sana y cumplir con ciertos criterios para el bienestar de su compromiso laboral.

El control de pago de facturas a proveedores es un punto clave para la administración de una empresa. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y dinero, así como a evitar errores y complicaciones. Como director financiero, debes gestionar las cuentas por pagar sin movimientos inesperados; llevar un buen control de las facturas servirá de apoyo a la contabilidad de tu compañía.

 

Establecer un proceso de control en la facturación a tus proveedores te ayudará a llevar mejor la administración de tu negocio. Ahorra tiempo y dinero con estos consejos.

 

 

Para obtener resultados óptimos con la gestión de facturas de tus proveedores, hay 5 puntos que debes tener siempre presentes:

 

1.- No dejes de lado la comunicación

Al hablar de temas monetarios, es indispensable tratar de crear relaciones sólidas y claras, por lo que debes ser siempre sincero con la situación que se te presente.  

Si por algún motivo no puedes cumplir con tu obligación en la fecha de pago pactada, comunícate con tu proveedor e infórmale del problema manteniendo un trato cordial y de respeto, de manera que puedas negociar una reestructuración de la deuda o un posible aplazo del pago.  

Debes evitar caer en actos que fracturen la relación y tomar en cuenta los mismos procedimientos que realizas con tus clientes como las acciones de cobranza efectiva para aplicarlos con tus proveedores. No olvides que en este caso tú eres el cliente.

 

2.- Valida las facturas antes de emitirlas

Las facturas que envíes a tus proveedores deben tener todo en orden. Antes de emitir una factura, debes revisar posibles errores, sin esperar a que sea el cliente quien compruebe este punto. 

Una factura sin revisar puede llegar a pagarse más tarde de lo debido, sin contar que posteriormente cuesta más trabajo rectificarla, incrementando el trabajo administrativo.

 

3.- Controla las facturas pendientes de pago

Tanto para ti como para tus proveedores, el control de pagos de facturas es una de las tareas más importantes para la gestión de la facturación. Un mal control de facturas puede ocasionar problemas de liquidez. 

Por ello, hay que llevar un registro de todas las facturas e indicar la fecha límite de pago a la que tu empresa se ve obligada a cumplir. No hacerlo puede dificultar los procesos de pago y generar altos intereses de demora por no pagar dentro del tiempo estipulado. 

 

4.- No gestiones tus cuentas de manera manual

Realizar las tareas de forma manual hace que los procesos estén sujetos a muchos más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información y, como consecuencia, los datos son menos confiables. 

Para evitar estos contratiempos, la inversión en un software de cobranza automática es esencial. Con él, podrás automatizar las actividades de tu equipo y lograr mayor seguridad, productividad y agilidad en cada uno de los procesos.

 

5.- Apóyate en un software de gestión 

Un método eficaz para el control de facturas de proveedores es, sin duda, una plataforma de gestión de facturas. 

Si dispones de un software automatizado adaptado a tu empresa, reduces el esfuerzo de la gestión de facturas de proveedores y los costes operativos, agilizando el cierre financiero y los procesos de auditoría. Además, una plataforma de gestión de facturas facilita el análisis de facturas y la supervisión del rendimiento, consiguiendo así que los pagos se emitan en los plazos previstos, sin demora.

 

 

Acelera tus procesos empresariales con Vendorplace 

 

El objetivo de cualquier departamento financiero es acortar el tiempo de espera para el cumplimiento de pagos en el proceso de las cuentas por pagar. Por ello, las herramientas digitales de pago a proveedores pueden ayudarte de diversas formas, aplicándolas del modo correcto a tu modelo de gestión financiera empresarial.

Digitaliza y agiliza los pagos a tus proveedores. Conoce la nueva forma de pagar a tus proveedores en segundos con Vendorplace, sincronizando tus facturas, aprobando y pagando cada una de ellas. Evita demoras y paga a tus proveedores por cualquier medio de forma rápida, sin necesidad de realizar trámites bancarios; o sube tus comprobantes a la plataforma.

 ¡Pagos siempre a tiempo y bajo control! 

 

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