Uno de los problemas más comunes a los que se enfrentan las PyMEs es llegar al punto de encontrarse sin el efectivo necesario para hacer frente a sus responsabilidades empresariales, como las cuentas por pagar a proveedores. Esto tiene mucho que ver con la falta de planeación, pero también con la ausencia de herramientas necesarias para mantener sus finanzas en orden.

¿Qué pasaría si, por ejemplo, tus clientes pagaran a tiempo sus facturas, incluso antes de lo acordado? Los beneficios para la operación de tu empresa serían inmediatos. Pero por supuesto, hacen falta medidas concretas para poder lograrlo. ¿Cuáles son y cómo puedes comenzar a aplicarlas?

Cuando analizamos nuestro flujo de efectivo, buscamos que los ingresos sean superiores a los egresos. Si sucede lo contrario, la capacidad de generar dinero para cubrir los gastos fijos y dejar un margen de rentabilidad es baja y te puede traer problemas en el futuro.

¿Sabías que, aproximadamente, el 62% de las PyMEs en nuestro país fracasan por una mala gestión del flujo de efectivo?

La falta de control y optimización del flujo de efectivo es uno de los principales factores de quiebra en las compañías. Para evitar el fracaso en la gestión financiera de tu organización, existen ciertos consejos  para mejorar tu flujo de efectivo ¡Esperamos te sean de ayuda!

1.- Vigila de cerca los activos líquidos

Esta es la recomendación más importante para mejorar el flujo de efectivo y la salud económica de tu empresa. Debes mantener en estricta vigilancia el saldo en caja, los saldos bancarios, las cuentas por cobrar y los pagos a crédito. De esta forma, podrás realizar proyecciones más sólidas, evaluar la capacidad de la empresa para producir efectivo, identificar las fugas de capital y, en términos generales, definir con mayor precisión la salud actual de tu compañía.

Con respecto al tema, es recomendable apoyarte en un software especializado en cuentas por pagar y por cobrar, ya que puede ser determinante para mantener un flujo de efectivo positivo dentro de tu compañía. 

2.- Factura y cobra lo más rápido posible

Entre más rápido factures a tus clientes, más rápido  el cliente podrá liquidar su cuenta. Ten presente que el plazo promedio de pago de facturas es de 30 días, dos meses de diferencia entre la entrega de un producto o servicio y el pago. 

Un sistema de facturación electrónica es clave, así como un software de cobranza que te permiten monitorear y automatizar las cuentas por cobrar. De cualquier forma, lo ideal es que tus clientes paguen en las fechas previamente establecidas o incluso antes. Piensa en ofrecer algún incentivo que impulse este comportamiento en los usuarios, como un descuento por pronto pago, por ejemplo.

3.- Planifica bien tu crecimiento

Cuando las empresas tienen un buen nivel de ventas, buscan crecer y expandirse. Eso es una idea maravillosa, pero si recuerdas cómo interpretar el flujo de efectivo, tendrás claro que el equilibrio ideal se da cuando hay más ingresos que egresos.

Contratar más personal, comprar activos o abrir nuevas sucursales de tu marca puede llevarte a una crisis económica si no hay un ROI a corto o a mediano plazo. Por ello, antes de actuar, debes analizar detenidamente el impacto en el flujo de efectivo antes de implementar acciones de crecimiento.

4.- Reduce tus gastos y evita endeudarte

Solicitar un crédito para cubrir el déficit de efectivo que tiene tu compañía es un foco rojo de que tus ingresos están siendo menores que los egresos. Por ello, debes eliminar gastos innecesarios e identificar las causas del problema, para que lo resuelvas cuanto antes. 

Vigilar el nivel de endeudamiento de tu empresa te permitirá mantener un flujo de efectivo positivo y, por ende, una buena salud financiera.

5.- Apóyate en la tecnología para mejorar tu flujo de efectivo

En la actualidad, la adopción de herramientas tecnológicas es una de las mejores maneras de invertir y mejorar el flujo de efectivo.

Debes considerar que las PyMEs que monitorean su flujo de caja mensualmente tienen una tasa de supervivencia del 80%. Para dar un seguimiento adecuado a este indicador, el uso de herramientas digitales es determinante, especialmente para optimizar el tiempo y mejorar la precisión.

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El objetivo de cualquier departamento financiero es acortar el tiempo de espera para el cumplimiento de pagos en el proceso de las cuentas por pagar y, con ello, mejorar el flujo de efectivo. Por eso, las herramientas digitales pueden ayudarte de diversas formas, aplicándolas del modo correcto a tu modelo de gestión financiera empresarial.

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El año se ha terminado prácticamente  y la mayoría de las personas han realizado muchos gastos durante los festejos decembrinos, lo que provoca una disminución en el consumo durante los primeros meses del año. 

Este panorama se conoce como la cuesta de enero y afecta directamente a la economía de PyMEs que ven disminuir sus ventas e ingresos. Sin embargo, esto no significa que enero sea un mes perdido. Por ello, tenemos para ti algunos tips que pueden ayudarte a sacar el mayor provecho al que para muchos puede ser el mes más difícil del año.

La cuesta de enero es una temporada complicada que afecta a millones de mexicanos a principios de año. Aproximadamente 4 de cada 10 mexicanos no previnieron sus gastos y sufrirán las consecuencias económicas.

01.- Ofrece  promociones a tus clientes

Implementar ofertas 2X1, rebajas por tiempo limitado, descuentos en ciertos productos y facilidades de pago como meses sin intereses es una excelente opción para mantener la actividad de tu negocio. Estas prácticas te ayudarán a incrementar las ventas, así como a reducir el inventario y optimizar los gastos de logística y administración.

02.- Crea promociones digitales

Las redes sociales y tu sitio web pueden ser grandes herramientas que te ayuden a comunicar promociones en tu empresa. El objetivo es lograr que éstas puedan llegar a una mayor cantidad de personas que se conviertan en futuros clientes potenciales. Implementar las promociones o descuentos válidos únicamente a través de estos canales puede darte una mayor promoción y ayudarte a incrementar las ventas.

03.- Aplica formas de pago aplazadas y premia el pago al contado.

Una manera de aumentar las ventas en enero es establecer formas de pago aplazado de manera que los clientes puedan comprar ahora y pagar más adelante. Además, si realizan el pago de contado de tus productos o servicios, puedes premiar a tu cliente con algún descuento sobre el precio inicial.

04.- Agrega nuevos servicios

Si tu negocio únicamente tiene presencia de venta física, es una gran oportunidad para sumar nuevos canales de venta, como una tienda en línea o una aplicación móvil. También puedes sumar servicios postventa que funcionen como un diferenciador: atención al cliente, instalación o asistencia a domicilio. Esto estimulará a tus clientes para elegirte sobre la competencia al percibir que obtienen más por el pago que realizaron.

05.- Organización interna

Si los movimientos decembrinos dejaron a tu empresa en una situación financiera favorable para afrontar la famosa cuesta de enero, aprovecha el inicio de año para liquidar las deudas que tengas pendientes. Si no lo hiciste en diciembre, planea el presupuesto anual con base en los gastos que tuviste el año anterior. También puede ser un buen momento para replantear los pactos comerciales que tienes con tus proveedores y así buscar mejores condiciones para tu compañía.

06.- Aprende

Durante el inicio del año, puedes sentar las bases para abrir un ciclo sumamente favorable. Si al evaluar el año que termina identificas carencias en tus conocimientos o manejos sobre la contabilidad, administración, marketing o cualquier tema relevante para tu negocio, aprovecha para investigar cursos presenciales o en línea para ti o tus colaboradores clave. 

No esperes a que pase la cuesta de enero para tomar decisiones que pueden ser fundamentales para el éxito futuro.

Como puedes ver, anticiparte a la crisis te permitirá enfrentarla en mejores condiciones: cuanto antes comiences a diseñar las acciones que deberán realizarse y cuantos más posibles escenarios te plantees, es más probable que logres superar esta temporada sin morir en el intento.

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A raíz de la pandemia es que los establecimientos comenzaron a ofrecer sus productos o servicios a través de códigos QR, sobre todo los restaurantes que tuvieron que migrar del menú físico al digital. De la misma forma, al realizar pagos, esta herramienta se ha vuelto muy popular con la llegada del COVID-19. Pero al tiempo que ha  aumentado su uso y popularidad, también lo han hecho los riesgos de optar por este modelo.

Son muchas las amenazas y problemas de seguridad que podemos encontrarnos al navegar por la red. Las fuentes de entrada de un virus (algo que afecta principalmente  a todo tipo de dispositivos, sin importar el sistema operativo que usemos) y un posible acceso a datos confidenciales se convierte en algo muy probable al usar este tipo de herramientas. Por ello, debemos tomar precauciones y mantener nuestros sistemas actualizados y protegidos con programas y herramientas de seguridad. 

Un estudio realizado por la compañía de software Mobileiron explica que el 34% de los usuarios no se preocupan por la privacidad o seguridad al utilizar los códigos QR, donde al escanearlos podemos ser dirigidos, sin saber, a URLs maliciosas.

¿Sabes con certeza a qué página web te redirige un código QR antes de escanearlo? Si tu respuesta es no… ¿Te has planteado que existe la posibilidad de que ese sitio web no sea lo que esperabas encontrar? ¿Qué pasa si el código QR te dirige a la descarga de una app que promete tener cierta funcionalidad, pero que realmente te suscribirá a un servicio que no deseas adquirir? ¿O si dicha aplicación es capaz de explotar fallos de seguridad del sistema operativo para robarte información confidencial? Cómo puedes ver, el problema no está sólo en el hecho de escanear un código QR, sino lo que se esconde detrás de él. 

¿De qué manera puede afectar a mi seguridad un código QR?

Debemos tener presente que no todos los códigos QR que encontremos son legítimos y fueron colocados realmente por la empresa que aparentan ser. Esto hace que la seguridad y privacidad de los usuarios se vea afectada.

A través de muchos métodos, estos podrían afectar la seguridad de nuestro dispositivo; incluso podrían llegar a robar diversos datos e información personal. Por ello, debes estar siempre alerta y saber de qué ataques podrías ser víctima:

• Phishing a través de este tipo de códigos. Este tipo de ataque es utilizado por los ciberdelincuentes para adueñarse de credenciales y contraseñas de los usuarios. Simulan ser una página legítima para que la víctima brinde sus datos, pero realmente viajan a un servidor controlado por intrusos. Lo que hacen es redirigir ese código QR a un sitio web controlado por ellos. Allí nos pedirán iniciar sesión a nuestro correo o redes sociales para ver el contenido. El problema es que se trata de eso, de un ataque Phishing, y nuestros datos corren peligro.

• Descargas de malware. A través de una simple imagen podemos ir al link de descarga de una app. Lo que se busca es la descarga de un software que ha sido modificado maliciosamente, introduciendo un virus que robe información personal, por ejemplo. Aquí es importante utilizar programas de seguridad, de esta forma, podremos detectar posibles anomalías al instalar algún programa o aplicación.

• Direccionarte a sitios web falsos. Un código QR también puede llevarnos a un sitio para ver información que nos interesa. Sin embargo, podrían aprovecharse de nuestro interés y llevarnos hasta una página web controlada por terceros con fines fraudulentos. 

¿Es más seguro utilizar un link de pago?

La gran ventaja de utilizar los links de pago es la posibilidad de facilitar la forma de cobrar o recibir pagos a distancia, de una manera súper sencilla. Si usas las aplicaciones de mensajería como canales de venta, un link de pago te permitirá concretar las ventas al momento que se genera el contacto con el cliente.

No es necesario contar con una página web: simplemente envías un link que dirige al comprador directamente a realizar el pago con tarjeta de crédito, débito o efectivo.

¿Qué son los links de pago?

Un link o liga de pago es un enlace electrónico que puedes compartir con tus clientes por diversas vías para recibir un pago donde quiera que se encuentre el usuario y con el método de pago que elija. Esta explicación, aunque simple, puede no ser lo que necesitas para entender su funcionamiento, así que vamos a entrar a detalle en el tema.

El Vendorplace puedes crear un link de pago con el fin de cobrar por un producto o servicio; para eso, este link de pago tiene características específicas como el nombre del producto, la descripción opcional de dicho elemento, el monto acordado por la transacción y, lo más importante, el nombre de quién recibe el total de la venta y la persona que debe pagarlo.

Las ligas de pago a distancia son enlaces electrónicos que puedes compartir con tus clientes para que puedan realizar el pago correspondiente desde donde estén.

¿Cómo funciona un link de pago?

Para los emprendedores, usar ligas de pago es muy sencillo y práctico, además de ser completamente seguro: lo único que debes hacer es completar un formulario con el nombre del producto o servicio por el que harás el cargo, la cantidad y el total del cobro.

Después de crear tu  link de pago, debes compartirlo con tu cliente vía SMS, e-mail, WhatsApp o incluso por alguna red social; al momento en que tu cliente recibe este link de pago, él elegirá el método de pago: puede ser tarjeta de crédito o débito, transferencia bancaria o depósito en efectivo.

Estas ligas de pago son únicas, así que no pueden cobrarse más de una vez, pues tienen una fecha de caducidad y están avaladas por instituciones financieras que dan fe y legalidad de las transacciones llevadas  a cabo con esta forma de pagos.

¿Por qué es conveniente usar links de pago?

Además de poder cobrar sin importar el lugar en el que te encuentres, utilizar ligas de pago abre las puertas para que tu compañía crezca sin necesidad de invertir de más en esfuerzos.

Un  link de pago aumenta los métodos de cobro para tu negocio. De esta manera, ya no dependerás únicamente de los métodos tradicionales, pues ahora podrás aceptar pagos desde tarjetas de crédito, débito o transferencias bancarias. Sin embargo, eso no significa que deba dejar los pagos en efectivo de lado, ya que tus clientes también podrán realizar depósitos que recibirás directamente en tu cuenta.

Sumado a esto, podrás ganar potenciales clientes debido a que aceptarás más formas de pago. Deja de perder compradores por no aceptar diversas modalidades de pago; con un software de gestión de cuentas por cobrar y por pagar, tus clientes podrán pagarte como quieran, lo que representa más ingresos para tu negocio.

Links de pago: Una ventaja más de Vendorplace 

Que las distancias y la nueva normalidad no sean un motivo que detengan el crecimiento de tu negocio y tampoco mermen tu flujo de efectivo; con Vendorplace aumenta tus métodos de cobro y obtén ingresos estés donde estés.

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El comercio está evolucionando a una gran velocidad, y la razón es muy simple: ahora todo está en internet. Independientemente del rubro en el que tu compañía se especialice, en los últimos años gran parte de los usuarios han convertido las compras online como su opción predilecta de adquisición de productos y servicios.

Ahora bien, no todas las ventas en línea se reducen al comercio electrónico. Existe otra herramienta que permite conectar con los usuarios, comercializar productos y servicios e impulsar la rentabilidad de tu empresa: el c-Commerce. 

¿Sabías que, durante el año 2020, el e-commerce de retail a nivel mundial creció un 27,6% con respecto al 2019, impulsado por la pandemia del COVID-19? Cabe destacar que Latinoamérica registró un aumento del 36,7% durante este mismo periodo.

¿Qué es el c-commerce?

El c-commerce (o comercio conversacional) es el modelo de negocio en el cuál el canal de venta se efectúa mediante aplicaciones de mensajería. En muchos de los casos, se convierten también en el puente de comunicación entre una marca y los clientes para lograr diferentes propósitos.

Una de las grandes ventajas de este modelo es que busca que el proceso de compra y venta sea más democrático, ya que los participantes no deben realizar una inversión para actualizar su tecnología. Con el c-commerce, tanto cliente como vendedor pueden convenir la mejor forma de realizar una transacción, además de que un comprador potencial puede despejar todas sus dudas antes de la toma de decisiones.

En pocas palabras, el c-commerce es un puente que enlaza transacciones entre lo digital y lo físico, pues se puede convenir con el comprador una forma de pago y entrega que brinde confianza a ambas partes.

¿Por qué este modelo tiene gran potencial?

Es un hecho que el ser humano ya no puede vivir sin tecnología. Tan es así, que los usuarios pasan en promedio más de dos horas al día en su smartphone, las cuales representan un punto de oportunidad para el c-commerce, pues tanto Facebook como WhatsApp son dos de las principales aplicaciones más usadas durante ese tiempo y que son además dos de los principales canales de comunicación dentro de este tipo de comercio. En México, como mercado emergente, el 81% de las personas nunca ha realizado compras a través de e-commerce, lo cual puede ser un área de oportunidad para atraerlos a este nuevo modelo de compra.

Busca, compara y compra: Todo al alcance de un click

El consumidor está ahora más informado que nunca, pues cuenta con los medios y conocimientos para buscar alternativas por sí mismo cuando tiene necesidades específicas o cuando no está conforme con la calidad de un producto o servicio.

La conveniencia se ha convertido en la líder de nuestras decisiones. ¿Dónde me conviene comprar el producto, físicamente o en línea? ¿Dónde puedo encontrar el mismo producto, pero a un precio más bajo? ¿Qué condiciones me resultan más adecuadas? 

Lo que más nos importa es realizar el menor esfuerzo para conseguir lo que estamos buscando de forma fácil y rápida. Y los negocios que no logran adaptarse a este ritmo tecnológico, perderán oportunidades al enfrentarse a compañías que sí adopten estas herramientas.

No obstante, no hay que dejar de lado la importancia de la comunicación, pues es uno de los pilares fundamentales del comercio. Imaginemos una página web que no proporcione forma de contacto a los consumidores en caso de problemas con el producto adquirido…la mayoría de personas no se confiaría y buscaría en otro sitio.

Inteligencia Artificial Interactiva

La novedad que implica el c-commerce es que, con la ayuda de la tecnología y la inteligencia artificial, las compañías puedan interactuar con sus clientes a través de plataformas de mensajería comunes (tales como WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram o WeChat) o implementando chatbots en sus páginas web, con el objetivo de ofrecer una experiencia de compra integral, simple e intuitiva.

De esta forma no solo se consiguen beneficios para el consumidor, que obtiene un servicio personalizado, simple y eficaz, además de la libertad de poder consultar en cualquier momento; sino también para la propia empresa, que puede ver mejoras en la cantidad y calidad de ventas, en la simplificación del proceso, y en la interacción con el cliente, que puede contribuir información valiosa para la mejora de sus servicios.

La tecnología está haciendo que la vida sea más fácil y cómoda. Sin embargo, lo más importante para las empresas es asegurarse que el servicio cuenta con un alto grado de seguridad, para que los usuarios confíen en él. Y si, además, el servicio es conveniente y cubre sus expectativas, se adoptará de forma masiva.

Lo que funciona con éxito, se adapta y va evolucionando día a día, y la estrategia del comercio conversacional es un claro ejemplo de ello.

¿Qué beneficios tiene mi empresa al implementar esta modalidad?

• Mejoras la experiencia de tus clientes. Los usuarios pueden hacer preguntas abiertas sobre las características de los productos o servicios a través de las plataformas de mensajería instantánea con la certeza de que sus dudas serán resueltas.
• Creas un ambiente familiar para los clientes. Las consultas y las transacciones se realizan en interfaces conocidas, lo que hace más agradable la experiencia.
• Personalizas las ventas. El c-commerce crea una experiencia personalizada para cada comprador. Gracias a este modelo de negocio, los consumidores pueden hacer las consultas que necesiten antes de tomar una decisión final.
• Cuentan con disponibilidad 24/7. Gracias a la utilización de los chatbots (que consisten en respuestas automatizadas a las consultas e interrogantes de los usuarios), el c-commerce permite brindar atención en todo momento y ofrecer atención inmediata, mejorando el servicio al cliente.
• Ahorro de tiempo. Este modelo mejora la percepción de marca que tienen los usuarios, ya que sus necesidades se resuelven en un tiempo breve y de forma eficaz. Ten en cuenta que las personas esperan respuestas inmediatas y que cualquier tipo de demora puede implicar pérdida en tus ventas.
• Genera oportunidades de Cross-Selling y Up-Selling. Dado que el c-commerce brinda la posibilidad de hablar con el usuario de forma directa, se vuelve un instrumento ideal para ofrecer un producto o servicio similar/complementario para añadir a la venta inicial.

El c-commerce es un modelo de comercialización que no puedes dejar de incluir en la estrategia de marketing de tu empresa ya que personaliza la experiencia de los usuarios, crea oportunidades de venta y potencia la rentabilidad de tu negocio.

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La facturación es una de las tareas más comunes para las operaciones de intercambio de bienes y servicios dentro de una empresa. Una factura es un documento donde se refleja toda la información de una compra/venta: los detalles del producto o servicio, los datos del vendedor, del comprador, la fecha y, por supuesto, los costos totales.

Por ello, su gestión es una de las tareas más importantes para el buen funcionamiento de cualquier organización, pues una mala ejecución de los documentos contables de las operaciones de tu compañía puede ocasionar serios problemas. 

Si estás leyendo este artículo, posiblemente estés comenzando a familiarizarte con la creación y emisión de facturas electrónicas; tal vez te encuentras a punto de iniciar tu PyME, o simplemente estés buscando reforzar los pasos a seguir para elaborar una factura desde el sistema del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

¿Cómo elaborar una factura directamente en el portal del SAT? 

Para algunas personas, esta plataforma es algo complicada. Y más cuando se trata de un nuevo contribuyente que no tiene idea de cómo realizar su primer factura y cuánto tiempo le tomará elaborarla. Para poder obtener este documento desde la plataforma del SAT, hay una serie de datos y elementos con los que debes contar para poder generarla.

Por ello, debes asegurarte de cumplir con estos requisitos antes de crear tu factura:

En un inicio, necesitas tu e.Firma. Sin este elemento,no te será posible realizar ningún movimiento desde el portal. Así que, si no cuentas con ella, puedes obtenerla de dos formas: programando una cita en las oficinas del SAT o realizando el trámite en línea, por medio del sitio web.

Para tramitar tu e.Firma, solo necesitas tu Clave Única de Registro de Población (CURP), y una identificación oficial: puede ser tu credencial del Instituto Nacional Electoral (INE) o pasaporte vigente. En caso de que no cuentes con ninguno de estos documentos de identidad oficiales, puedes presentar tu cédula profesional con fotografía.

En cualquiera de ambos casos (ya sea trámite en oficinas del SAT o en línea), deberás contar también con tu Registro Federal de Contribuyentes (RFC), un correo electrónico de contacto y un número celular.

Una vez que ya tengas tu e.Firma y la contraseña para facturar dentro del portal del SAT, debes cerciorarte de que eres persona física o moral. Para el primer caso, puedes ingresar y ejecutar el facturador en línea del SAT únicamente con tu e.Firma.

Para crear una factura desde el portal del SAT, debes de seguir estos pasos:

• Accede a la página oficial del SAT, ingresando al sitio web oficial. 
• Una vez dentro del portal, debes dar click en la sección de “Factura electrónica”. Ésta opción se localiza en la parte superior de la página.
• Da click en el botón “Genera tu factura”. Después, accede a la aplicación por medio de las credenciales correspondientes, como tu RFC y la contraseña correspondiente o con tu e.Firma (y certificados de sello digital). Por último, captura el captcha y oprime la opción de  “Enviar”. Si es tu primera vez en la plataforma, el sistema te pedirá leer y firmar con tu e.Firma la aceptación de términos y condiciones para proceder con la facturación.
• Una vez que hayas ingresado, deberás oprimir el botón “Generación” y, enseguida, dar click en la opción “Configuración de datos del emisor”. En esta sección, podrás ingresar la información de tus datos fiscales, en caso de que vayas a generar tu primer CFDI o actualizar los datos. Una vez ingresada la información, da click en “Guardar”. Esta información quedará respaldada y aparecerá de forma instantánea cada vez que ingreses al portal del SAT y requieras emitir una factura.
• Administrar los catálogos. Esta sección de la aplicación del SAT corresponde a la información que se utiliza para la emisión de los CFDI de manera obligatoria, donde deberás capturar ciertos datos,como lo son Régimen fiscal, Tipo de factura, Moneda, Forma de pago, Cuentas prediales, Conceptos, Método(s) de pago y Datos del cliente.
• Registra a tus clientes. En el apartado “Administración de catálogos”, podrás ingresar datos de hasta 20 clientes distintos con el botón “Agregar cliente”. Si cuentas con un mayor número de clientes, ¡no te preocupes! Puedes emitir sus facturas agregando los datos correspondientes al momento de generar las facturas. Una recomendación es que en esta sección agregues solo a tus clientes frecuentes.
• Para iniciar con tu generación de factura, da click en la opción “Nueva factura”. Encontrarás precargada la información de tus datos de emisor previamente registrados. En la sección “Datos del receptor” verás desplegada la lista de clientes que hayas registrado en el paso anterior. Si tu cliente no se encuentra dentro de esta lista, solo debes dar click en la opción “Otro” para rellenar y continuar. En el apartado “Uso de la factura” selecciona la opción que aplique para el caso.
• Para finalizar, solo debes sellar tu factura. Las personas físicas podrán hacerlo utilizando su e.Firma. Si eres persona moral, sólo podrás emitir y certificar tu factura fácil con el sello digital al seleccionar la opción “Sellar comprobante”.

Con estos pasos, habrás finalizado la emisión de tu factura desde el portal oficial del SAT. Si la factura se generó correctamente, se visualizará el resumen de la factura y podrás obtener los archivos correspondientes.Una vez concluido el proceso, puedes guardar el archivo en formato XML y descargar el documento en formato PDF si así lo deseas.

Las personas físicas tienen hasta el 30 de abril de 2021 para realizar su declaración anual ante el SAT y deben tener en orden sus facturaciones y declaraciones mensuales.

Moderniza tu proceso de cobranza

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Paga bien:

• Descarga tus facturas directamente del SAT
• Solicita aprobación
• Paga a proveedores con tarjeta de crédito, aún cuando no la acepten

Cobra bien:

• Sincroniza tus facturas del SAT
• Envía links de cobro a tu clientes con diferentes formas de pago
• Envía recordatorios de pago por mail y whatsapp

Decide bien:

• ¡Tu flujo de caja en un solo lugar!
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De cierta manera, los proveedores forman parte de tu equipo y son un factor importante para el éxito de tu empresa. Por ello, tu relación con ellos debe ser sana y cumplir con ciertos criterios para el bienestar de su compromiso laboral.

El control de pago de facturas a proveedores es un punto clave para la administración de una empresa. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y dinero, así como a evitar errores y complicaciones. Como director financiero, debes gestionar las cuentas por pagar sin movimientos inesperados; llevar un buen control de las facturas servirá de apoyo a la contabilidad de tu compañía.

Establecer un proceso de control en la facturación a tus proveedores te ayudará a llevar mejor la administración de tu negocio. Ahorra tiempo y dinero con estos consejos.

Para obtener resultados óptimos con la gestión de facturas de tus proveedores, hay 5 puntos que debes tener siempre presentes:

1.- No dejes de lado la comunicación

Al hablar de temas monetarios, es indispensable tratar de crear relaciones sólidas y claras, por lo que debes ser siempre sincero con la situación que se te presente.  

Si por algún motivo no puedes cumplir con tu obligación en la fecha de pago pactada, comunícate con tu proveedor e infórmale del problema manteniendo un trato cordial y de respeto, de manera que puedas negociar una reestructuración de la deuda o un posible aplazo del pago.  

Debes evitar caer en actos que fracturen la relación y tomar en cuenta los mismos procedimientos que realizas con tus clientes como las acciones de cobranza efectiva para aplicarlos con tus proveedores. No olvides que en este caso tú eres el cliente.

2.- Valida las facturas antes de emitirlas

Las facturas que envíes a tus proveedores deben tener todo en orden. Antes de emitir una factura, debes revisar posibles errores, sin esperar a que sea el cliente quien compruebe este punto. 

Una factura sin revisar puede llegar a pagarse más tarde de lo debido, sin contar que posteriormente cuesta más trabajo rectificarla, incrementando el trabajo administrativo.

3.- Controla las facturas pendientes de pago

Tanto para ti como para tus proveedores, el control de pagos de facturas es una de las tareas más importantes para la gestión de la facturación. Un mal control de facturas puede ocasionar problemas de liquidez. 

Por ello, hay que llevar un registro de todas las facturas e indicar la fecha límite de pago a la que tu empresa se ve obligada a cumplir. No hacerlo puede dificultar los procesos de pago y generar altos intereses de demora por no pagar dentro del tiempo estipulado. 

4.- No gestiones tus cuentas de manera manual

Realizar las tareas de forma manual hace que los procesos estén sujetos a muchos más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información y, como consecuencia, los datos son menos confiables. 

Para evitar estos contratiempos, la inversión en un software de cobranza automática es esencial. Con él, podrás automatizar las actividades de tu equipo y lograr mayor seguridad, productividad y agilidad en cada uno de los procesos.

5.- Apóyate en un software de gestión 

Un método eficaz para el control de facturas de proveedores es, sin duda, una plataforma de gestión de facturas. 

Si dispones de un software automatizado adaptado a tu empresa, reduces el esfuerzo de la gestión de facturas de proveedores y los costes operativos, agilizando el cierre financiero y los procesos de auditoría. Además, una plataforma de gestión de facturas facilita el análisis de facturas y la supervisión del rendimiento, consiguiendo así que los pagos se emitan en los plazos previstos, sin demora.

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Los propietarios de una PyME pueden sentirse seguros e invencibles al iniciar su negocio. Otro día, pueden generar un informe financiero de su empresa y sentirse desanimados y decaídos. Las dudas e incertidumbres son parte del proceso. Con tantas métricas que necesitan nuestra atención, es posible sentirse abrumado con respecto a la gestión de un negocio.

La educación financiera significa dar un paso hacia atrás y decidir cuales son los números realmente significativos para un negocio y entender las formas en las que pueden utilizarse para maximizar su tiempo, talento y recursos.

Por ejemplo: Si obtienes informes financieros sólo una vez al año para tu contador fiscal, estás perdiendo datos importantes que podrían ayudar a mejorar el performance de tu empresa. 

Por ello, te compartimos 4 puntos que debes tener presentes para obtener una mejor visión de la salud financiera de tu empresa. 

1.- Define un margen óptimo 

El informe más importante para evaluar la salud financiera de tu compañía son las ganancias y las pérdidas. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los dueños de una empresa se enfocan en el número superior de las pérdidas y ganancias: el ingreso total (bruto). La urgencia por generar ventas se convierte en el principal objetivo de su estrategia. Pero los ingresos, aunque importantes, no son más que la mitad de la ecuación.

Para encontrar el margen de beneficio neto en tu empresa, debes extraer el informe de pérdidas y ganancias para encontrar el ingreso neto. Luego, debes dividir los ingresos netos por los ingresos totales para el mismo período de tiempo y multiplicar el resultado por 100 para crear un porcentaje. Ese es tu margen de beneficio neto. Los márgenes ideales varían ampliamente según la industria y el tamaño de la compañía, pero como regla general, un margen de beneficio neto del 20% se considera bueno, un margen del 10% se considera promedio y un margen del 5% se considera bajo.

2.- Identifica el consumo de tu presupuesto

Si la ganancia total es baja o el flujo de efectivo en tu compañía está muy apretado, tendrás que recortar ciertos gastos o encontrar mejoras para hacerlo rendir. ¿Cómo puedes diagnosticar el problema rápidamente? Primero, debes retroceder un poco y pensar de manera integral en los tres grupos principales que quieres rastrear o aquella que está absorbiendo la mayor parte de los ingresos. Luego, obtén un informe de pérdidas y ganancias, asegurándote de que tu lista de categorías de cuentas no esté demasiado dividida.

3.- Descubre si tu compañía depende demasiado de un solo cliente o empresa

¿Tienes algún cliente que represente más de la mitad del ingreso en tu negocio? Esta es una métrica crucial que debes tomar en cuenta.

Con un informe detallado de las ventas o ingresos por cliente, puedes dividir las ventas totales de cada uno por las ventas totales de todos tus clientes dentro del mismo período de tiempo. ¿Un cliente representa más del 60% de tu negocio? Si es así, depende de ti decidir si eso tiene sentido para tu empresa o la hace vulnerable a cambios repentinos en la dinámica de tus relaciones laborales.

4.- Si las ventas se detuvieran… ¿Cómo repercutiría en tu empresa?

La reciente pandemia por COVID-19 hizo que la importancia de este punto tomara relevancia en cada empresa: si las ventas se detuvieran mañana… ¿Cuál sería el costo de hacer funcionar tu compañía mes con mes? Debes preguntarte: Si no hago una sola venta este mes, ¿tendría que pagar este gasto de todos formas? Los costos como la renta, la nómina y los servicios públicos son un “sí”, por lo que deben incluirse en tus gastos operativos. 

Controlar los costos operativos mensuales establecidos nos dice dos cosas. La primera, es que nos permite conocer la cantidad mínima de ventas que la compañía necesita ejecutar cada mes para mantenerse en funcionamiento. Y segundo: muchos profesionales del área contable sugieren mantener 3 a 6 meses de gastos operativos en ahorros en caso de tener un retraso inesperado en la actividad por acontecimientos extraordinarios (si, como la reciente pandemia). Establecer un objetivo para acumular esta cantidad de dinero en una cuenta de ahorros como fondo de emergencia es indispensable para todo empresario.

Acelera tus procesos con Vendorplace 

El objetivo de cualquier departamento contable o de finanzas es acortar el tiempo de espera para el cumplimiento de pago en el proceso de las cuentas por pagar. A medida que las empresas intentan recuperarse económicamente después de la crisis económica causada por la reciente pandemia por COVID-19, esta meta podría convertirse en un desafío. Sin embargo, las herramientas digitales de pago a proveedores pueden ayudarte de diversas formas, aplicándolas del modo correcto a tu modelo de gestión financiera empresarial.

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Si tu empresa ya se había atrasado en adoptar herramientas digitales, seguramente  la pandemia te obligó a realizar ciertos ajustes para facilitar y mejorar el trabajo remoto.

Y, aún ante esta situación, a pesar de las frustraciones que nos han traído los cambios, las organizaciones que se han sumado a la innovación tecnológica, han notado muchísimas mejoras en su productividad, creando un mejor funcionamiento: las reuniones se han transformado en conferencias virtuales más breves y productivas, los documentos pueden firmarse electrónicamente en cuestión de minutos, y las actividades pueden seguirse realizando sin importar el lugar en el que te encuentres.

Por esto, te presentamos algunas soluciones imprescindibles que ayudarán a que tus tareas sean más prácticas, fáciles y eficientes.

1.- Administra tus contraseñas con seguridad

Como profesionales, es imprescindible tener un sitio seguro para almacenar los inicios de sesión que realices. Una buena solución son herramientas como LastPass o 1Password, la forma más fácil de almacenar y utilizar contraseñas seguras. Solo debes iniciar sesión en los sitios y completar formularios de forma segura con un solo clic. Ambos softwares tienen complementos para todo tipo de navegadores, por lo que una vez que se encuentre en la página de inicio de sesión, la aplicación pedirá autocompletar el inicio de sesión. También pueden configurarse bóvedas separadas (personales o compartidas) e invitar a los miembros de tu equipo solo a estas últimas. ‍

2.- Utiliza herramientas de firma electrónica (eSign)

Si tu empresa aún imprime sus documentos por pagar a corto plazo, es momento de innovar, ahorrando recursos y tiempo. Para ello, un software de firma electrónica (eSign) puede ser la solución ideal. DocuSign te permite guardar plantillas, especificar los lugares de firma y enviar el formulario vía mail. Una vez recibido, el cliente puede iniciar sesión en segundos desde su computadora o teléfono móvil.  Además, la presentación electrónica te permitirá cumplir con los requisitos de presentación estatales y federales. Además de esto, toda esta información se almacena, lo que agiliza y asegura cada proceso. ‍

3.- Almacena de forma segura tus archivos en la nube

Gran cantidad de usuarios envían información confidencial en archivos adjuntos vía correo electrónico, lo que representa un importante riesgo de seguridad si alguna vez la cuenta es hackeada o el contenido se envía a una dirección errónea. Es por esto que necesitas asegurar esa información con un sistema de almacenamiento de documentos en línea, para brindar tranquilidad tanto a tu empresa como a tus clientes. Dos muy buenas opciones (además, de muy bajo costo) son eFileCabinet y SmartVault, que te permiten almacenar y enviar solicitudes de documentos internos o externos. Ambos son cifrados y se respaldados automáticamente. Con SmartVault, puedes crear un portal de marca y tus clientes tendrán su propio inicio de sesión, al que pueden acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Lo que hace único a eFileCabinet son las automatizaciones inteligentes que guardan automáticamente todos los documentos en carpetas con un nombre asignado, además de ofrecer capacidades de búsqueda de texto completo que escanean no solo el título, sino también el contenido de cada archivo para identificarlos y organizarlos. ‍

4.- Gestiona tus presupuestos con una tarjeta empresarial

Todos tus gastos empresariales se concentrarán en una solución, pues esta tarjeta se fusiona con un software de control de gastos para gestionar tus gastos empresariales. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas. Con ella podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti. Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.Así, maximizarás la rentabilidad de tu empresa, controlando mejor tus gastos.

5.- Moderniza tu proceso de cobranza

El objetivo de cualquier departamento contable o de finanzas es acortar el tiempo de espera para el cumplimiento de pago en el proceso de las cuentas por pagar. Por ello, las herramientas digitales pueden ayudarte de diversas formas, aplicándolas del modo correcto a tu modelo de gestión financiera empresarial.

Vendorplace es la única plataforma que necesitas para mejorar tu flujo de efectivo y pagar a tus proveedores y cobrar a tus clientes. ¡Paga, cobra y concilia en segundos!

Paga bien:

• Descarga tus facturas directamente del SAT
• Solicita aprobación
• Paga a proveedores con tarjeta de crédito, aún cuando no la acepten

Cobra bien:

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• Envía recordatorios de pago por mail y whatsapp

Decide bien:

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El mundo empresarial está en constante evolución y las soluciones automatizadas están innovando cada uno de los aspectos de las operaciones comerciales y financieras. Por ello, no es raro que las soluciones de este tipo de procesos se beneficien con esta transformación, evolucionando para hacer que el área comercial se vuelva más simple y eficiente.

Se espera que la industria de la facturación electrónica se expanda y escale a alrededor de $ 20.5 mil millones para el año 2026

Con esta premisa, queremos presentarte algunas de las nuevas soluciones que este 2021 traerá sobre la mesa de las cuentas por pagar:

1.- Automatizar tu empresa hará que su gestión sea más efectiva

La gestión de las cuentas por pagar puede ser un trabajo sumamente complicado, pero los cambios en la transformación de la inteligencia artificial y el aprendizaje sobre ella permiten sumarse a la innovación, creando flujos automatizados de trabajo avanzado que reducen la necesidad de trabajo humano. Los bots y los sistemas digitales permiten la recepción de notificaciones, recordatorios automáticos y otras aplicaciones para automatizar pagos,  lo que hace que el proceso requiera de menos tiempo y esfuerzo. Ya no necesitas sumar a  tu proceso un software de programación o un sistema de calendarización por separado, pues una misma solución se encargará de esto.

Los sistemas de automatización facilitan al personal contable la recepción de facturas y su categorización, la aprobación, captura de datos, validación de pagos, conciliación de facturas por pagar, por mencionar algunas. A medida que mejoren las aplicaciones tecnológicas, lo hará también la intuición del proceso automatizado de la gestión de cuentas por pagar.

2.- La gestión de facturación en línea y la facturación electrónica siguen en auge

A medida que lo digital se convierte en algo obligatorio y no en una opción, la facturación electrónica seguirá en aumento. La gestión de facturación en línea y la facturación electrónica pueden ayudar a tus proveedores a realizar revisiones y acciones más rápidas en sus registros. Uno de los beneficios más importantes de un sistema de facturación electrónica incluyen menores gastos debido a que no habrá costos de impresión, además de que la entrega es mucho más rápida y cuentas con diversas opciones de pago que agilizan el proceso.

3.- La tecnología mejora tus cuentas por pagar

El futuro de las cuentas por pagar depende en gran parte de la forma en que los desarrolladores de software y las empresas tecnológicas integren la ciencia de datos en sus creaciones. Las tendencias se encuentran en las primeras etapas, a medida que las empresas descubren nuevas maneras de aprovechar las capacidades de análisis, procesamiento y extracción de datos.

A medida que las aplicaciones mejoran, los equipos del área de finanzas pueden analizar mejor las tendencias de las cuentas por pagar y tomar mejores decisiones en cuestión de seguimiento de pagos, proyecciones de gastos, gestión del flujo de caja y análisis de gastos.

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4.- La liquidez: el punto más importante

El desastre desatado debido al COVID-19 recordó a las compañías lo importante que es el flujo de efectivo para la salud de una empresa. A medida que las grandes organizaciones y las PyMEs priorizan su creación, intentan a su vez convertir las cuentas por pagar en dinero en efectivo.  La liquidez permite a las empresas surcar períodos malos en los que el flujo de efectivo puede presentar números rojos, por lo que tratar de conservar las reservas de efectivo para sobrevivir probablemente no sea solo para la recesión actual, sino para cualquier otro período de sequía en el futuro.

Por ello, se verá un aumento en las iniciativas para manejar mejor el flujo de efectivo a través de la gestión de pagos B2B, el financiamiento de la cadena de suministros y algunos otros métodos. 

5.- El dinero en la nube

La tecnología en la nube es uno de los inventos más importantes de la década. A través del poder de los sistemas de almacenamiento basados ​​en la nube, los usuarios pueden acceder, editar, actualizar, descargar o compartir todo tipo de contenido digital desde el lugar en el que se encuentren, lo que permite configurar el trabajo remoto de forma efectiva. 

Contratar servicios financieros y contables no es nada nuevo, pero los recientes acontecimientos han vuelto una tendencia estas soluciones. A medida que la reciente pandemia por COVID-19 impulsó a las PyMEs a adaptarse tecnológica y digitalmente, varias empresas comenzaron a permitir a sus empleados trabajar desde el hogar y muchos departamentos han sacado provecho de esta ola de cambios. 

Es probable que este tipo de cambios no desaparezcan después de la pandemia, pues las empresas ven ahora el control que la tecnología en la nube ofrece a los departamentos financieros. Si bien no desaparecerán por completo los espacio físicos y oficinas, los servicios y aplicaciones con esta modalidad permitirán a la plantilla del equipo contable administrar las cuentas por pagar, el flujo de efectivo y otras actividades a distancia.

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Al ser propietario de una PyME, tener bajo control el flujo de efectivo es fundamental para hacer funcionar adecuadamente las operaciones comerciales. Si bien muchas veces no es fácil mantener un flujo positivo, desarrollar estrategias adecuadas para controlar las cantidades que entran y salen de la empresa es vital para alcanzar el éxito. Utilizar herramientas tecnológicas para la gestión y automatización de procesos pueden ayudarte a maximizar el flujo de efectivo.

El flujo de caja (también conocido como “cash flow”) se utiliza para llevar un control del dinero efectivo que entra y sale en un negocio durante un lapso determinado de tiempo y está sumamente relacionado con la liquidez.

Por eso muchas veces se dice que el flujo de efectivo es el oxígeno que la empresa necesita para subsistir. Mientras mayor es el flujo, mayor es la capacidad que tiene tu compañía para crecer; cuando el flujo disminuye, mayor será el riesgo de no poder subsistir. En estos tiempos, si quieres que tu negocio sobreviva a la nueva normalidad, necesitas enfocar todas tus atenciones en maximizar tu flujo de efectivo.

El flujo de caja se calcula restando los ingresos y los gastos. Si el resultado es positivo puedes respirar tranquilo; pero, si es negativo, puedes tener algunos problemas de liquidez.

¿Por qué es importante controlar el flujo de caja de tu empresa?

Una de las razones principales para tener una visión clara de la situación de tu compañía es saber siempre si tienes el suficiente capital para cumplir con los gastos necesarios en tus procesos. El flujo de caja te dará información valiosa para entender mejor el mercado y el estado en el que se encuentra tu compañía: Tu entorno empresarial, el proceso productivo de los servicios o productos que ofreces y de qué manera usar esta información para tu beneficio.

En una encuesta realizada por Forbes a más de 100 CEOs de diversas PyMEs mexicanas, sólo el 17% mencionó tener políticas de pago a proveedores a crédito. Esto significa que el 83% de las empresas no están aprovechando las posibilidades de financiarse con sus proveedores.

Estar pendiente de tu flujo de efectivo es una práctica indispensable para el éxito de tu negocio. Como empresario, esta es tu principal responsabilidad. Asegúrate que estás tomando los pasos necesarios para asegurar que el flujo que sale de tu empresa al mes jamás exceda el flujo que entra.

Tomar el control de tu negocio a través de su flujo te permitirá conocer en tiempo real la capacidad que tienes para hacer frente a los gastos que genera tu actividad empresarial. Con Vendorplace, te ahorrarás preocupaciones y tomarás mejores decisiones, pues tendrás pagos y cobros concentrados en un solo lugar.

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